REGULAMIN ORGANIZACJI IMPREZ OKAZJONALNYCH W OGNISKU PRACY POZASZKOLNEJ NR 1 w SOSNOWCU
I. Założenia podstawowe
1. Imprezy okazjonalne mogą być organizowane przez: nauczycieli realizujących działania zgodnie z harmonogramem zadań na dany rok szkolny wynikającego z rocznego planu pracy placówki
2. Harmonogram zadań musi zawierać dokładne daty planowanych imprez okazjonalnych na dany rok szkolny. Terminy te muszą być dokładnie przestrzegane przez Organizatora (osobę odpowiedzialną)
3, Imprezy nie ujęte w harmonogramie mogą być organizowane po uzyskaniu zgody dyrektora placówki.
4. Wszelkie imprezy organizowane w ramach zajęć danego koła nie powinny być uwzględnione w rocznym harmonogramie zadań placówki lecz w założeniach programowych danego koła.
5. Dyrektor może wyznaczyć samodzielnie rodzaj imprezy oraz osoby odpowiedzialne za jej realizację oraz uwzględnić propozycję nauczycieli zgłoszone do końca września każdego roku szkolnego.
II. Zasady organizacji imprez okazjonalnych
1. Organizator (osoba odpowiedzialna) przedstawia do konsultacji dyrektorowi placówki scenariusz uroczystości (imprezy) dwa tygodnie przed planowanym terminem realizacji.
2. Scenariusz uroczystości (imprezy) zawiera:
a) nazwę zadania np., konkurs, uroczystość, koncert, wystawa itd.
b) określenie charakteru zadania (uroczystość, impreza) oraz zakres (wewnętrzne, ogólnoszkolne, środowiskowe, regionalne)
c) cele imprezy
d) termin (terminy) realizacji
e) osobę odpowiedzialną za całość przedsięwzięcia
f) osoby odpowiedzialne za realizację zadań cząstkowych, etapów itp.
g) źródło środków niezbędnych do realizacji zadania
h) określenie sposobu zachowania zasad bezpieczeństwa uczestników
i) dokładny plan imprezy
j) przewidywany czas trwania imprezy
k) rodzaj dekoracji itp.
3. Organizator może zwrócić się o pomoc do innych nauczycieli, nie wpisanych jako współodpowiedzialne – jeśli istnieje taka potrzeba
4. Listę zapraszanych gości należy zawsze skonsultować z dyrektorem placówki.
5. Wraz ze scenariuszem imprezy, tj. dwa tygodnie przed terminem imprezy Organizator przesyła do zatwierdzenia wzór zaproszenia, plakat, oraz informację na stronę internetową i Facebooku placówki, promującą imprezę (zaproszenie online, wydarzenie itp.)
6. Po realizacji organizator (osoba odpowiedzialna): w ciągu 3 dni przesyła notatkę na stronę internetową.
7. Każda impreza jest podsumowywana przez dyrektora. Podsumowanie może mieć formę ustną lub pisemną (karta obserwacji imprezy okazjonalnej.)
8. Organizując imprezy z udziałem gości z zewnątrz, środowiskowe lub poza placówką należy opierać się na wychowankach sprawdzonych, pewnych, dobrze radzących sobie w sytuacji stresowej.
III. Zasady bezpieczeństwa
1. Organizator uroczystości (imprezy) zobowiązany jest do sprawdzenia i zabezpieczenia drożności dróg ewakuacji uczestników w razie zagrożenia (powinna być dokładnie określona liczba zaproszonych gości, dla każdego gościa powinno być miejsce siedzące)
2. Po zakończeniu realizacji zadania organizator (osoba odpowiedzialna) podejmuje niezbędne działania w celu przygotowania użytkowanego pomieszczenia (pomieszczeń) do pełnienia zadań zgodnych z przeznaczeniem.